Corso di Microsoft Access

Le tabelle

 

Due parole sull’interfaccia utente
Entrando dentro Access e selezionando l’icona “nuovo” viene creato il database e si apre la “finestra database”. Questa finestra contiene in alto una barra degli strumenti che permette di scegliere azioni e visualizzazioni; a sinistra abbiamo un pannello che contiene le classi di oggetti disponibili in tutti i database di Access: questi oggetti sono: Tabelle, Query, Maschere, Report, Pagine, Macro, Moduli. Le analizzeremo man mano che andremo avanti con le lezioni. Nel pannello di destra (finestra bianca) troveremo gli oggetti relativi ad ogni classe selezionata (esempio: se selezioniamo la classe tabelle, nel pannello di destra troveremo l’elenco delle tabelle del database). All’interno di questo pannello ci sono anche i comandi di Access per creare gli oggetti del database (es. crea tabella in visualizzazione struttura, ecc.); ovviamente quando si crea un database da zero in questo pannello avremo solo i comandi previsti da Access.

La prima tabella
Le tabelle sono gli oggetti più facili da creare nel database, ma sono quelle più importanti; è qui infatti che vengono immagazzinati tutti i dati del database; gli altri oggetti non fanno altro che manipolare o presentare i dati contenuti nelle tabelle. Un errore nella costruzione delle tabelle comporta un malfunzionamento di tutto il database.
Vediamo quindi come si fa a costruire queste tabelle. Apriamo il nostro database nuovo e ci troveremo di fronte alla finestra di database vuota. Come ormai sappiamo bene costruire una tabella significa definire le colonne (campi) che conterranno i dati. Ogni campo dovrà contenere un dato dell’oggetto cui si riferisce la tabella. Esempio la tabella impiegati conterrà presumibilmente i campi nome, cognome, indirizzo, data di nascita, data di assunzione.

Per andare ad inserire questi dati apriamo “crea tabella in visualizzazione struttura” ; si apre una finestra dove si impostano le caratteristiche di ogni campo della tabella.
Nella prima colonna verrà specificato il nome del campo, nella seconda colonna il tipo di dati che conterrà il campo (es. numerici, testo, data, ecc.), nella terza colonna, facoltativa, una descrizione più ampia delle caratteristiche del campo.
Nel nostro esempio di tabella impiegati avremo un campo chiamato “nome” e che conterrà valori di tipo “testo”, un campo “cognome” anch’esso con valori di tipo “testo”, un campo “data di nascita”, con valori di tipo “data” ecc.
Abbiamo così definito i campi, ma la tabella non è ancora completa perché manca la chiave primaria.

La scelta della chiave primaria
Già sappiamo che la chiave primaria serve ad individuare univocamente un record. La chiave primaria non è altro che un campo i cui valori non possono ripetersi all’interno di una stessa tabella. Ci sono sostanzialmente due modi per creare una chiave primaria: individuare un campo della tabella che per caratteristiche sia idoneo a questo uso, oppure crearne uno proprio per questa funzione. I puristi della teoria dei database sostengono che la chiave primaria vada sempre cercata tra i campi già presenti della tabella.

Esempio che abbiamo già fatto, nel caso di una tabella che individui dipendenti possiamo ci servirà un campo codice fiscale che può essere anche chiave primaria, perché il codice fiscale è unico per ogni persona. E’ anche possibile selezionare due campi che insieme diventino chiave primaria; ad esempio i campi nome e cognome insieme, in un piccolo database che contenga i dipendenti possono fare da chiave primaria (questa funziona solo fino a quando non vengono assunti due dipendenti con lo stesso nome e cognome).
Però ci sono altri casi in cui nella tabella non c’è uno o più campi che abbiano caratteristiche tali da assicurare l’unicità; si pensi ad una tabella contenente tipi di prodotto e loro descrizioni. In questo caso è conveniente creare un campo apposito che conterrà la chiave primaria; Access permette di creare campi numerici ove vi sia un incremento sequenziale o un attribuzione di numeri casuale ma che in ogni caso assicuri l’unicità. Per questi campi andrà scelto il formato “contatore”. E’ vero che una chiave primaria di questo tipo aumenta la dimensione del database (in quanto vengono inseriti dati non necessari per la definizione dell’oggetto), ma a volte il loro uso è indispensabile.

Normalmente quando si individua una chiave primaria con un apposito campo “contatore” si imposta un incremento sequenziale (normalmente per comodità); però quando si va ad annullare dei record Access lascerà dei buchi di numerazione, in quanto continuerà con la numerazione sequenziale riprendendo dal numero dell’ultimo inserimento. Per evitare che vi siano questi buchi è più conveniente ricorrere alla generazione casuale.
Per attribuire la caratteristica di chiave primaria ad un campo, dopo averlo creato, è sufficiente spostarsi su quel campo e premere il pulsante chiave primaria sulla barra degli strumenti (oppure tasto destro del mouse e chiave primaria).

Nella prossima lezione continueremo a parlare di tabelle affrontando nel dettaglio i tipo di dati che possono ricevere ed impostando altri vincoli che possono essere necessari.

 

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