Corso di Microsoft Access

Le tabelle II

 

L’altra volta abbiamo imparato a costruire la nostra prima tabella. Vedere il risultato è molto semplice, basta fare doppio click sull’icona della tabella che compare nella finestra di database. Si aprirà una finestra che conterrà una griglia formata da tante colonne quanti sono i campi inseriti ed una sola riga con nessun dato dentro.
Inserire i dati nella tabella direi che è elementare: ci si posiziona nel campo e si scrive ciò che ogni colonna dovrà contenere. Questo è il modo più semplice di popolare il database; ne vedremo altri in seguito. Chiudendo e aprendo nuovamente la tabella ritroveremo gli stessi dati inseriti.
La tabella appena costruita, pur contenendo l’essenziale per funzionare, è ancora troppo semplicistica. E’ necessario impostare tutta una serie di caratteristiche e controlli che faranno si che la tabella possa funzionare al meglio. Torniamo quindi nella visualizzazione struttura (selezionare la tabella e click su struttura oppure tasto destro del mouse e visualizzazione struttura).

Tipi di campo

La finestra di costruzione della tabella ci da la possibilità di impostare molte opzioni; andiamo a vedere quali.
Per quanto riguarda la scelta del nome del campo l’unica considerazione che si può fare è di scegliere un nome che ci dia subito un idea delle informazioni che vi sono contenute (esempio: il campo cognome è molto esplicito in merito al suo contenuto).
Spostiamoci ora sulla colonna accanto, cioè quella tipo di dati. Come si vede è possibile aprire un elenco di possibili tipi di dati da associare al campo. Impostando il tipo di dato Access farà un controllo al momento dell’immissione e se ciò che viene inserito non è coerente con quanto è stato impostato, verrà visualizzato un messaggio di errore. Esempio: abbiamo impostato il campo Prezzo di un prodotto per ricevere solo valori numerici; quindi se in fase di caricamento dati proviamo a metterci delle lettere verrà visualizzato un messaggio di errore.

E’ molto importante scegliere bene il tipo di dato che si vuole impostare in un campo, sia perché se non è coerente con le informazioni che il campo dovrà ricevere, non sarà possibile andare avanti, sia perché in questo modo è possibile fare un primo e semplice controllo che i dati siano inseriti nel modo corretto.

Infatti uno dei grossi problemi di un progettista di database è quello di assicurarsi che la qualità dei dati inseriti sia tale da garantire che il dato possa essere ritrovato. Esempio classico: nel campo Città, la città di New York potrebbe essere scritta per esteso (appunto New York), ma anche NY o magari in altri modi. Però quando andiamo a fare una ricerca impostando come chiave New York i dati restituiti non saranno completi, perché mancheranno quelli in cui la città è stata abbreviata in NY. Ecco pertanto che diventa fondamentale assicurare che il campo possa ricevere solo un certo tipo di inserimento.

Quindi è importante impostare dei controlli che garantiscano la qualità dei dati inseriti. Abbiamo detto che il primo tipo di controllo è quello sul tipo di dati che il campo potrà accettare. Vediamo quali sono:

1) Testo – si tratta di dati alfanumerici fino a 255 caratteri.
2) Memo – è un tipo di testo che non ha la limitazione dei 255 caratteri.
3) Numerico – vari tipi di numeri, da byte a intero lungo a decimale. Il tipo numerico va utilizzato solo per quei campi su cui verranno effettuati calcoli, altrimenti conviene impostare il tipo testo (ad esempio il numero di telefono va impostato come tipo testo in quanto, il tipo numerico non accetta numeri che iniziano per zero e quindi non fa inserire il prefisso correttamente).
4) Data/Ora – è in realtà un tipo numerico in quanto Access memorizza le date come sequenza di numeri; viene usato per contenere date e/o orari.

5) Valuta – anche questo è un tipo numerico progettato per i calcoli sulle valute. Crea anche un formato che antepone alle cifre il simbolo della valuta selezionata (anche l’Euro).
6) Contatore – altro tipo numerico caratterizzato dal fatto che assegna automaticamente, in modo sequenziale o casuale, un numero diverso da ciascun record all’interno della tabella. E’ particolarmente indicato per il campo chiave primaria.
7) Si/No – un tipo di dato che accetta solo valori booleani (si/no, vero/falso). Nella tabella si presenta come una casella di controllo.
8) Oggetto OLE – permette l’inserimento in una tabella di oggetti OLE. Un oggetto OLE può essere tante cose: un file audio, un video clip, un’immagine statica. La disponibilità di oggetti specifici dipende dalla configurazione del proprio computer.
9) Collegamento ipertestuale – permette l’inserimento i un URL, come per esempio l’indirizzo di un sito web o un indirizzo di posta elettronica.
10) Ricerca guidata – non è un tipo di dati, ma un modo per collegare un’origine di dati al campo della tabella (es. un campo di un’altra tabella).

 

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