Corso di Microsoft Access

Le Tabelle - Parte III

 

Altre impostazioni a livello di tabella

Nella lezione precedente abbiamo visto come assegnare ad ogni campo il tipo di dato più idoneo per raggiungere il risultato voluto.
Ma le opzioni che possiamo impostare a livello di campo non sono ancora finite.
La finestra di costruzione della tabella, in basso, contiene una parte che permette di definire alcune proprietà per ogni campo.
Si premette che le impostazioni che si possono definire in questa finestra cambiano leggermente a seconda del tipo di dati che dovrà contenere il campo.

Vediamo le più importanti proprietà che possiamo impostare in un campo di tipo testo.

La prima proprietà che si può impostare è quella relativa alla dimensione del campo, cioè il numero massimo di caratteri che il campo potrà accettare; se proviamo ad impostare 4 come numero massimo di caratteri e poi andiamo a inserire nel campo una stringa di 5 caratteri, il programma si fermerà al quarto non permettendoci di andare avanti. E questo, in certe condizioni , può essere un primo semplice controllo all’immissione dei dati (es. il codice fiscale non può avere più di 16 caratteri, la partita IVA non più di 11 ecc.)

La proprietà etichetta permette di visualizzare il campo con un nome diverso da quello attributo in fase di creazione. Esempio: se noi chiamiamo il campo che dovrà contenere il cognome “cogn”, ma vogliamo che venga visualizzato in maniera più chiara, impostiamo la proprietà etichetta con “cognome”.

Il valore predefinito da invece la possibilità di impostare un valore che verrà visualizzato nel campo al momento dell’inserimento dei dati; questo valore potrà essere modificato o confermato, ma in ogni caso indirizzerà l’utente su cosa e come scrivere, al momento dell’inserimento dei dati. E utile in caso di inserimenti ripetitivi, in cui il campo contiene lo stesso valore per molti record.


La proprietà ‘valido se’ può essere molto importante in quanto permette di impostare un criterio per la validità dei dati immessi. Esempio in una tabella dei dipendenti di una ditta nel campo livello professionale potranno essere immessi solo i dati operaio, impiegato, dirigente; imposteremo quindi “operaio” OR “impiegato” OR “dirigente”.
In questo modo in fase di immissione dei dati verranno accettati solo valori uguali a quelli predefiniti;  in caso di immissione di valori diverse verrà visualizzato un messaggio di errore. Il messaggio di errore potrà essere personalizzato specificandolo nella successiva proprietà messaggio di errore.

E’ possibile poi specificare se il campo dovrà essere riempito obbligatoriamente o meno impostando si o no alla proprietà richiesto. Oppure è possibile indicare se sono ammesse stringhe di lunghezza zero per il campo, sempre impostando si/no alla proprietà consenti lunghezza zero.

La proprietà indicizzato, se impostata fa si che il programma crei degli indici dove va a collocare i record; questo rende più veloce la ricerca dei dati, in quanto il programma non scorre tutti i record, ma va direttamente a consultare l’indice ove il record ricercato è stato collocato; per contro l’indicizzazione fa aumentare la dimensione del database. Fra le scelte di questa proprietà vi è anche quella “Si (duplicati non ammessi)” con la quale si assicura che non vi potranno essere due record con lo stesso valore per quel campo.

Le proprietà che si possono impostare in campi di tipo diverso dal testo sono in gran parte le stesse di quelle descritte sopra con alcune differenze dovute alle specifiche caratteristiche del tipo di dati prescelto. Ad esempio il tipo di dati numerico, nella proprietà dimensione campo presenterà i possibili formati numerici (byte, intero, intero lungo, precisione singola, precisione doppia, ecc.). La successiva scelta formato permette di formattare il numero come numero generico, percentuale o anteporre il segno dell’Euro. E’ possibile anche stabilire il numero dei decimali che si vuole vengano presi in considerazione.
Anche con gli altri tipi di campo (data, valuta, ecc.) le proprietà che possono essere impostate sono sostanzialmente le stesse.

Impostare almeno alcune di queste proprietà per ogni campo della tabella assicurerà una maggiore coerenza dei dati che verranno immessi nel database e impedirà anche all’utente più maldestro di fare troppii danni.

 

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