Dopo aver imparato come creare le tabelle e quali tabelle creare per avere
un database efficace ed efficiente, cominceremo a vedere come
estrarre le informazioni che ci necessitano.
Infatti la semplice visualizzazione dell’intera tabella
con tutti i dati in essa contenuti non è quasi mai il modo migliore
di effettuare una ricerca. Nel caso avessimo a disposizione una
tabella che contenga gli indirizzi di tutti gli abitanti di una
città e volessimo cercare l’indirizzo del sig. Mario Rossi,
sarebbe molto inefficiente doverla aprire e scorrere tutte le
righe fino a quando non troviamo il nominativo. Sarebbe ancora
più complicato vedere gli acquisti fatti dal sig. Mario Rossi
presso la ditta XXX nell’anno 2002 (in questo caso dovremmo
fare ricerche su più tabelle).
Per ricercare ed estrarre queste informazioni da un database Access
(e fare anche molte altre cose) dobbiamo costruire delle query
o interrogazioni.
Le query sono composte da una serie di istruzioni che dicono al
database cosa fare con i dati di una o più tabelle. In particolare
vedremo che tramite queste istruzioni sarà possibile cercare dati,
modificarli, inserirne di nuovi o cancellarli. Inizialmente ci
concentreremo sulle query cosiddette di selezione, cioè quelle
che ci permettono di ricercare dati.
Le istruzioni che compongono le query vengono fornite con il
linguaggio SQL (Structured Query Language), che è il linguaggio
utilizzato da tutti i database. Access SQL è un dialetto del linguaggio
SQL standard, ma vi si avvicina molto. Più avanti nel corso tratteremo
brevemente anche il linguaggio SQL, ma per adesso utilizzeremo
altri metodi per la creazione di query.
Esistono tre modi per costruire query:
usando la creazione guidata
usando la visualizzazione struttura
immettendo direttamente istruzioni SQL
Approfondiremo tutti e tre questi metodi; in questa lezione utilizzeremo
la creazione guidata.
Una cosa essenziale da ricordare prima di partire è che le query
di Access sono dinamiche; questo significa che le informazioni
che verranno visualizzate sono modificabili: se si cambia il valore
di un campo da una query la modifica si rifletterà sulla tabella
corrispondente, come se la modifica fosse stata fatta sulla tabella
stessa.
E adesso partiamo con la nostra prima query.
Dopo aver aperto il nostro database dove saranno presenti una
o più tabelle, andiamo nella sezione query della finestra Database;
doppio click sull’opzione Crea una query mediante una creazione
guidata
e si aprirà una finestra come quella sottostante
Figura 1
Nella casella combinata in alto è possibile scegliere da quale
tabella si vogliono estrarre i dati (nell’esempio la tabella
fornitori); sotto sono riportati i campi contenuti nella tabella
scelta; a destra, cliccando sul pulsante con la freccia, vengono
riportati i campi che vogliamo siano inseriti nella query (per
esempio il Nome, l’Indirizzo e la Città). Cliccando Avanti
è possibile dare un nome alla query (es. indirizzo_fornitori)
e premendo il bottone Fine la query viene creata e subito eseguita.
Viene mostrata una finestra che contiene i campi specificati in
precedenza e tutti i dati in essi contenuti.
Nell’esempio indicato avremo tutti i nomi dei fornitori,
gli indirizzi e le città. Avremmo potuto mettere qualsiasi altro
campo della tabella, anche tutti, replicando, in questo caso,
l’intera tabella.
E’ possibile ordinare alfabeticamente i record cliccando
con il tasto destro del mouse su una colonna e scegliendo l’ordinamento
crescente o decrescente.
Una volta chiusa la finestra, la query rimarrà sempre a disposizione
e potrà essere richiamata in qualsiasi momento.
Questo è il metodo più semplice per creare query, ma anche il
più limitante. La prossima volta vedremo di utilizzare metodi
che consentono maggiori possibilità.
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