La creazione di query in visualizzazione struttura permette una maggiore flessibilità, cioè ci permette di impostare molti più parametri e tutto ciò si traduce in query più utili.

Vediamo ora come funziona. Iniziamo da una query semplice come quella della lezione precedente.
In questa e altre lezioni utilizzerò alcune tabelle del database Northwind.mdb che, essendo fornito con Access, tutti dovrebbero avere; in questo modo gli esempi possono essere seguiti con più facilità. Per fare delle prove consiglio di copiare il file e rinominarlo in modo da non sporcare l’originale con oggetti di database che sono delle semplici prove.

Partenza!
Doppio click su Crea una query in visualizzazione struttura; si aprono due finestre: in primo piano Mostra tabella ed in secondo piano la finestra di struttura. Tramite la finestra in primo piano è possibile scegliere la tabella (o le tabelle) interessate dalla query. Per ora selezioniamo la tabella fornitori, click su aggiungi e chiudiamo la finestra.

La finestra di struttura è suddivisa in due parti: quella superiore contiene le tabelle che abbiamo scelto, quella inferiore contiene la griglia per impostare i comandi della query. Analizziamo la griglia: le colonne servono per impostare i comandi relativi ad ogni singolo campo interessato dalla query; la prima riga contiene l’indicazione del campo, la seconda il nome della tabella in cui è contenuto il campo, la terza il tipo di ordinamento che deve essere seguito nella presentazione dei dati (ascendente, discendente o nessun ordinamento), la quarta permette di mostrare o meno i dati di una colonna comunque inclusa nella query (vedremo più avanti l’utilità di tale opzione) e gli ultimi due contengono i criteri per l’esposizione solo di alcuni dati.
In concreto si individuano nella tabella Fornitori i campi i cui dati riteniamo di nostro interesse (ad esempio in questo caso NomeSocietà, Indirizzo e Città) dopodiché dobbiamo riportarli nella prima riga delle colonne della griglia. Ci sono diversi modi per fare questo, ma il più semplice è un doppio click su ciascuno dei campi interessati: Access si occuperà di riempire la griglia.

A questo punto abbiamo già impostato la stessa query della lezione precedente. Con Visualizza e Visualizza foglio dati, avremo il risultato della query, cioè un elenco di fornitori di cui verranno mostrati il nome, l’indirizzo e la città.
Se avessimo voluto inserire tutti i campi della tabella, anziché riportarli uno per volta nella griglia, avremmo potuto cliccare sull’asterisco che sta in cima alla tabella. Il simbolo dell’asterisco significa che tutti i campi della tabella devono essere inseriti nella query.
Comunque fino a qui ci eravamo arrivati anche con la creazione guidata. Vediamo cosa possiamo fare in più:
Innanzi tutto possiamo decidere che vogliamo che i nostri fornitori ci vengano mostrati con un ordinati alfabeticamente: torniamo in visualizzazione struttura e in sulla riga ordinamento in corrispondenza del campo NomeSocietà impostiamo Crescente. Tornando al foglio dati vedremo che i nostri fornitori sono in ordine alfabetico.

E’ possibile anche impostare dei criteri che limitano la visualizzazione dei soli dati che soddisfano determinate condizioni: è possibile visualizzare gli indirizzi dei fornitori che hanno la sede a Parigi. Basta scrivere Parigi racchiuso tra virgolette nella riga criteri della colonna Città. Il foglio dati conterrà solo i fornitori con sede in quella città.
Se vogliamo un elenco di fornitori con sede a Parigi e a Berlino basta aggiungere l’operatore or e Berlino al criterio impostato in precedenza (attenzione solo i nomi delle città vanno messi tra virgolette).
Se invece cerchiamo uno specifico fornitore è possibile inserire il nome della società nella riga criteri dell’apposito campo.
E’ possibile inserire due criteri; ad esempio si cerca la ditta XXX o una ditta con sede a Parigi. In questo caso nella riga criteri della colonna NomeSocietà verrà inserito XXX e nella riga Oppure della colonna Città verra inserito Parigi.

Come si vede da questi banali esempi la flessibilità di queste query è notevole. Lo è particolarmente tenendo conto dei vari operatori e comandi che possono essere utilizzati per scegliere quali dati mostrare. Di seguito si fornisce un elenco di esempio di alcuni comandi e relativa spiegazione. Tutti questi comandi vanno inseriti nella riga criteri del campo che si vuol filtrare. L’elenco non ha la pretesa di essere esaustivo, ma solo di esempio.

Comando	Risultato
Between #01/01/2000# and #31/12/2000#	Restituisce i dati compresi tra il 01/01/2000 ed 31/12/2000 inclusi
In (“Roberto”, “Mario”, “Marco”)	Restituisce i record che contengono le parole tra virgolette
IsNull	Restituisce i record vuoti
?????	Cinque caratteri qualsiasi
< 100	Inferiore a 100
100	Uguale a 100
Like “r*”	Restituisce i record che iniziano per r (seguita da qualunque altro carattere)
Like “*r”	Restituisce i record che finiscono per r
Like “[a – d]*”	Restituisce I record che iniziano per a – b – c – d seguiti da qualunque altro carattere
Like “[a – d]?”	Restituisce I record che iniziano per a – b – c – d seguiti da un solo carattere
Like “Ma?co”	Restituisce I record che cominciano per Ma seguiti da un solo carattere e finiscono per co